POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. GENERALIDADES

 

PRÁCTICA LTDA identificada con el NIT. 805.011.877-1 y dirección de la sede principal: Calle 11 #100-121 Oficina 210/211 Edificio Campestre Towers Cali- Colombia. Teléfonos: (2) 3152471- 4850698, en su calidad de responsable del tratamiento, quien en adelante se denominará PRACTICA, por medio del presente Manual Interno de Políticas y Procedimientos sobre Tratamiento de Datos Personales da cumplimiento a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y demás normas aplicables.

 

2. MARCO LEGAL

 

La Ley 1581 de 2012 estableció las reglas y principios aplicables para la protección y manejo de los datos personales y el Decreto 1377 de 2013 reglamentó algunos aspectos de esa Ley.

 

El objetivo de la Ley es desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política (derecho a la intimidad personal, familiar y al buen nombre), así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

 

Se exceptúan de la aplicación de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013, lo relativo a las bases de datos mantenidas en un ámbito exclusivamente personal o doméstico, es decir, las actividades comprendidas en el marco de la vida privada o familiar de las personas naturales y las otras especificadas en el artículo 2 de la citada Ley.

 

3. DEFINICIONES

 

PRACTICA tiene en cuenta la siguientes definiciones en el tratamiento de datos personales, acorde con el texto de la Ley

 

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

 

b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

 

c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

 

d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

 

e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos ylo el Tratamiento de los datos.

 

f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

 

g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

4. PRINCIPIOS

 

PRACTICA aplica de manera armónica e integral los siguientes principios, en  la  recolección,  manejo,  uso,  tratamiento,  almacenamiento  e  intercambio  de  datos  personales, definidos acorde con los textos de las normas indicadas en el marco legal de este documento:

 

a) Principio de legalidad: El Tratamiento de los datos personales, se sujeta a las normas expedidas y vigentes sobre la materia.

 

b) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recolectados, almacenados y manejados por PRACTICA LTDA obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley y está informada al Titular mediante los mecanismos autorizados para ello.

 

c) Principio de libertad: Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización y cuentan con autorización del Titular acorde con los mecanismos indicados por las normas vigentes o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

 

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

 

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento de los datos se garantiza el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

 

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.

 

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

 

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de PRACTICA tiene las medidas técnicas, humanas y administrativas aceptadas, necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento

 

5. USO Y FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES EN PRACTICA

 

PRACTICA, ha tratado y manejado datos de sus clientes, proveedores y relacionados en el marco del giro natural de su gestión y objeto social como proveedor de servicios de capacitación, consultoría y proyectos especiales dirigidos a la comunidad empresarial Colombiana, específicamente para las siguientes finalidades:

 

a) Realizar actividades de mercadeo, promoción y/o publicidad de nuestros productos, servicios, a través  de los diferentes medios utilizados en nuestra compañía tales como el telemercadeo y envió de la información física y electrónica.

 

b) Facilitar al cliente información que le permita acceder a ofertas y   promociones.

 

c) Informar sobre nuevos productos y/o servicios.

 

d) Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores, y empleados.

 

e) Informar sobre cambios de nuestros productos y/o servicios.

 

f) Evaluar la calidad de nuestros productos y/o servicios.

 

6. DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

 

a) Conocer,   actualizar   y   rectificar   sus   datos.

 

b) Solicitar   prueba   de   la   autorización   otorgada   a  PRÁCTICA,   salvo   en   los   casos expresamente exceptuados en la Ley.

 

c) Ser informado por  PRÁCTICA, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

 

d) Presentar  ante  la  Superintendencia  de  Industria  y  Comercio,  quejas  por  infracciones  a  lo dispuesto  en  la  Ley  1581  de  2012  y  las  demás  normas  que  la  modifiquen,  adicionen  o complementen.

 

e) Revocar  la  autorización  y/o  solicitar  la  supresión  de datos, exceptuando  los casos en que el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado.

 

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de  tratamiento. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el titular.

 

Para ejercer sus derechos podrán solicitarlo mediante comunicación escrita a tecnologia@practica.com.co  ó comunicándose a los teléfonos Bogotá: Tels.(1) 7449542 – 6348951, Medellín: Tels. (4) 6045533 – 3121008, Cali: Tels.(2) 4850698 – 3152471, Barranquilla: Tels. (5) 3855510–3604443, para otras ciudades le invitamos visitar nuestra página web donde encontrará el número de su ciudad.

 

7. DEBERES  DE  LA   PRÁCTICA   COMO   RESPONSABLE  DEL  TRATAMIENTO   DE DATOS PERSONALES

 

a. Garantizar  al  Titular,  en  todo  tiempo,  el  pleno  y  efectivo  ejercicio  del  derecho  de  hábeas data.

 

b. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

 

c. Informar  al  titular  sobre  la  finalidad  de  la  recolección  y  los  derechos  que  le asisten por virtud de la autorización otorgada.

 

d. Conservar  la  información  bajo  las  condiciones  de  seguridad  necesarias  para  impedir  su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

e. Garantizar  que  la  información  que  se  suministre  al  encargado  del  tratamiento  sea  veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

 

f. Actualizar  la  información,  comunicando  de  forma  oportuna  al  encargado  del  tratamiento, todas  las  novedades  respecto  de los datos  que  previamente  le  haya  suministrado  y adoptar las  demás  medidas  necesarias  para  que  la  información  suministrada  a  este  se  mantenga actualizada.

 

g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

 

h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.

 

i. Exigir al Encargado del  Tratamiento  en  todo  momento,  el  respeto  a  las condiciones  de seguridad y privacidad de la información del Titular.

 

j. Tramitar las consultas y reclamos formulados.

 

k. Informar  al  Encargado  del  Tratamiento  cuando  determinada  información  se  encuentra  en discusión  por  parte  del  Titular,  una  vez  se  haya  presentado  la  reclamación  y  no  haya finalizado el trámite respectivo.

 

l. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

m. Informar   a  la  autoridad  de   protección   de   datos   cuando   se   presenten   violaciones   a  los códigos   de  seguridad   y  existan  riesgos   en   la   administración  de  la   información   de   los Titulares.

 

n. Cumplir las instrucciones y  requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

8. EVENTOS  EN  LOS  CUALES  NO  ES  NECESARIA  LA  AUTORIZACIÓN  DEL  TÍTULAR DE LOS DATOS PERSONALES

 

a) Información   requerida   por   una   entidad   pública   o   administrativa   en   ejercicio   de   sus funciones legales o por orden judicial.

 

b) Datos de naturaleza pública.

 

c) Casos de urgencia médica o sanitaria.

 

d) Tratamiento   de   información   autorizado   por   la   ley   para   fines   históricos,   estadísticos   o científicos.

 

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

 

9. MODO DE OTORGAR LA AUTORIZACION

 

La autorización del Titular puede darse por escrito, de forma oral o mediante conductas  inequívocas de éste, que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico (mensaje de datos, Internet, sitios web), o en cualquier otro formato que permita garantizar  su posterior consulta. Asimismo, podrá otorgarse  mediante un mecanismo  técnico  o  tecnológico  idóneo,  que  permita  manifestar  su  consentimiento  de  manera electrónica,  para    concluir  de  manera  inequívoca,  que  de  no  haberse  surtido  una  conducta  del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.

 

10. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN

 

PRÁCTICA  conservará la prueba de la autorización en repositorios o archivos que permitan demostrar implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos cuándo y cómo  se obtuvo la  autorización por parte de los titulares.

 

11. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.

 

Los  titulares  de  los  datos  personales  pueden  en  cualquier  momento  revocar  el consentimiento  al tratamiento   de   sus   datos   personales,   siempre   y   cuando   el   Titular   no   tenga   un   deber   legal   o contractual  de permanecer en la base de datos. La presente revocatoria deberá ser solicitada por el titular a través del correo electrónico tecnología@practica.com.co

 

12. PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS

 

Las consultas podrán ser solicitadas a través del correo electrónico tecnología@practica.com.co

En cualquier  caso,  las  consultas  serán  atendidas  en  un  término  máximo  de  diez  (10)  días  hábiles contados  a  partir  de  la  fecha  de  su  recibo.  Cuando  no  fuere  posible  atender  la  consulta  dentro  de dicho  término,  se  informará  al  interesado  antes  del  vencimiento  de  los  diez  (10)  días,  expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

 

13. PROCEDIMIENTO DE RECLAMOS

 

El  reclamo  lo  podrá  presentar  el  Titular, teniendo  en cuenta  la  información  señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, a través del correo electrónico tecnología@practica.com.co

 

En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar a través de este  correo  electrónico  la  rectificación,  actualización  o  supresión  de  sus  datos  personales,  previa acreditación de su identidad, la cual debe contener,   como  mínimo,   nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante y la descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.

 

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

La presente directriz rige a partir del veinte seis (26) de julio de 2013

 

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